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Comment s’organiser efficacement

Ce sont les premiers jours de l’année et vous avez décidé de mettre en place de nouvelles résolutions pour être mieux organisé(e) et moins stressé(e).
Voici comment s’organiser efficacement.

1. Espace de travail organisé

Une bonne organisation commence par un espace de travail organisé. Vous voulez commencer votre journée en saisissant votre dossier et en vous mettant directement au travail, et non en cherchant un stylo que vous ne trouvez pas.

 

D’autre part, pour bien travailler il vous faut organiser votre classement afin de retrouver facilement les documents dont vous avez besoin. Les dossiers papier comme fichiers informatiques nécessitent un plan de classement avec un tri très sélectif.

 

Je vous invite donc à créer des arborescences logiques comme
Vendre => Prospection => Prospects
ou Produire => Articles => Article 1

2. Agenda Maîtrisé

L’organisation est un élément clé de votre productivité. Si vous ne tenez pas compte de vos périodes de pointe de concentration, vous risquez de vous épuiser et de réduire votre efficacité.

Organisez donc votre emploi du temps en tenant compte de ces pics et notez les réunions, les rendez-vous ainsi que les réunions auxquelles vous vous êtes engagé. Notez chaque évènement avec une vision mensuelle et un plan hebdomadaire. Habituez-vous par exemple à déterminer quel sera le temps fort de la semaine et à consacrer un peu de temps en fin de semaine pour programmer la semaine à venir.

Pour avoir un agenda maîtrisé, je vous invite également à structurer votre journée en prévoyant chaque soir un temps pour faire le point sur la journée passée et planifier vos tâches du lendemain. 

Enfin, vous pouvez vous concentrer sur un objectif important que vous vous êtes fixé en ajoutant une étape quotidienne. Cela vous aidera à réduire le stress et à gagner en optimisme.

3. Outils adaptés

Le digital a donné l’idée qu’il fallait passer au zéro papier. L’agenda papier n’a pas totalement disparu et il est toujours là car il présente des atouts non négligeables comme fournir une meilleure lisibilité des informations.

Le smartphone peut toujours être utilisé mais je vous invite à tenir un agenda papier et à ne jamais vous en séparer.  N’hésitez pas à utiliser des couleurs, des images, etc. être créatif favorise la mémorisation.

De même, la planification (objectifs – priorités – agenda) est une partie importante. À partir de là, essayez de trouver un moyen de combiner les avantages du papier et du numérique.

4. Lecture rapide

Nous avons tous beaucoup de lecture dans notre quotidien (emails, articles, dossiers…) mais une fois que vous apprenez à le faire rapidement et que vous vous concentrez uniquement sur les éléments importants, vous pouvez gagner du temps tout en tirant le meilleur parti de ce que vous lisez.

Prenez le temps de lire quotidiennement et fixez-vous des objectifs pour votre vitesse. Si vous êtes un lecteur moyen avec une vitesse de lecture de 200 à 300 mots par minute, essayez de viser plus haut vers 500 à 600 mots par minute pour améliorer votre compréhension et votre rétention.

Pour conclure

Maintenant que vous savez comment s’organiser efficacement, sachez vous débarrasser des situations chronophages.

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