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5 astuces pour être efficient

Dans cet article

efficience efficacité

Avez-vous déjà entendu parler de l’efficience ?


Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, l’efficacité et l’efficience sont des concepts essentiels pour atteindre le succès.
Mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ?
Et comment pouvons-nous maximiser ces qualités dans notre entreprise pour obtenir des résultats remarquables ?

Dans cet article, nous allons plonger dans le monde de l’efficacité et de l’efficience, explorer leurs différences, et découvrir comment les utiliser à notre avantage. C’est parti ! 😀

Qu'est ce que l'efficacité ?

L’efficacité est votre capacité à atteindre des objectifs ou obtenir des résultats de manière satisfaisante. Cela signifie faire les bonnes choses pour atteindre les résultats souhaités. Imaginez un archer qui atteint sa cible avec précision à chaque fois. C’est cela, l’efficacité ! 🎯

Qu'est ce que l'efficience ?

L’efficience est votre capacité à obtenir un maximum de résultats / de bonnes performances avec le minimum de moyens, de coûts, d’effort ou d’énergie. On peut également parler de productivité.

Différence entre efficacité et efficience

Attention la différence entre efficacité et efficience est subtile mais importante. : être efficient(e) n’est pas être efficace ! 

En effet, l’efficacité permet d’atteindre ses objectifs mais ne prend pas en considération les moyens utilisés. Alors que l’efficacité se concentre sur la qualité des résultats obtenus, l’efficience se concentre sur la manière dont ces résultats sont obtenus, en optimisant les ressources utilisées. 2 solutions peuvent être efficaces en amenant à un même résultat mais la plus efficiente sera celle qui sera la plus rapide ou la moins chère.

Efficacité vs. Efficience : laquelle faut privilégier ?

Maintenant que nous avons clarifié ces deux concepts, la question est de savoir laquelle privilégier. En réalité, il est essentiel de trouver un équilibre entre les deux. Sans efficacité, vous pouvez être occupés à faire beaucoup de choses sans obtenir les résultats désirés. Sans efficience, vous pouvez gaspiller des ressources précieuses pour obtenir ces résultats.

Comment maximiser l’efficacité et l’efficience dans votre PME

Comment améliorer l'efficacité ?

Pour améliorer votre efficacité, commencez par identifier vos objectifs clés et concentrez-vous sur les actions qui vous rapprochent le plus de ces objectifsUtilisez la Matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches et la Loi de Pareto pour identifier les 20% des actions qui produisent 80% des résultats.

matrice d'eisenhower

Former une équipe efficiente et efficace

Une équipe bien formée est essentielle pour maximiser l’efficience et l’efficacité. Utilisez le Triangle de Performance de Hubault pour évaluer les compétences de votre équipe et assurez-vous de fournir une formation continue pour développer leur potentiel.

triangle de performance de hubault
  • Efficacité : réalisation des objectifs en comparant les effets obtenus aux effets attendus
  • Pertinence : adéquation entre la nature du problème et type d’intervention mise en œuvre
  • Efficience : met en rapport les ressources (humaines, matérielles, financières) mises en œuvre et les effets de l’intervention

5 astuces pour gagner en efficience

Si vous souhaitez être efficace et efficient(e), il vous faut garder une vision globale de vos objectifs et veiller à votre productivité. Voici quelques astuces que nous utilisons chez #féecomtuveux.

Créer et suivre un planning

La vision globale d’un projet vous permet de vous fixer une limite de temps à sa réalisation. C’est un excellent moyen d’avancer efficacement. Ce délai, s’il est réaliste, devient une source de motivation et de satisfaction lorsque la deadline est respectée. Une fois l’échéance du projet fixée, il est important de segmenter les différentes tâches et étapes qui mèneront à l’objectif final.

Pour certains projets dont les tâches sont liées et s’enchainent, il est judicieux de mettre en place une technique de “rétroplanning” qui permet de remonter le temps selon les délais de réalisation des différentes actions pour garantir l’achèvement du projet dans le délai fixé.

Utiliser une application d'organisation

Le simple fait de penser à un projet et aux tâches qui s’y rapportent peut surcharger votre esprit et freiner votre productivité. Il est donc préférable de centraliser ces idées dans une to-do-list ou une application de gestion de projet.

Chez #féecomtuveux, nous utilisons Wrike. Cet outil est simple et accessible partout (PC et smartphone). Nous l’utilisons en mode collaboratif c’est à dire que plusieurs experts peuvent intervenir sur un projet et les informations, commentaires, documents y sont partagés.

Définir vos priorités

Quand on parle de priorités, on sait rarement si on doit s’attacher aux choses importantes ou urgentes en 1er. Pour vous aider à définir vos priorités, prenons l’agence comme exemple.

Chez #féecomtuveux, cela commence la veille. Chaque soir – avant de fermer l’ordinateur – nous choisissons les 3 priorités du lendemain (vendredi pour lundi, lundi pour mardi, …) Et pour trancher, nous avons une méthode simple et qui donne le sourire : nous nous demandons quelles sont les 3 tâches principales qui une fois terminées nous apporteront la satisfaction du travail accompli.

Réaliser 1 tâche à la fois sans se laisser distraire

Maintenant que vos tâches sont listées, vous avez moins besoin de réfléchir à ce que vous avez à faire. Il vous suffit de prendre le temps de les accomplir une à une.
Elles seront réalisées efficacement et plus rapidement car le cerveau humain n’est pas multitâche.

Votre challenge sera de ne pas vous laisser distraire par tous les objets connectés qui vous entourent et qui vous stoppent dans votre élan (notifications, appel, messages). Certaines applications comme freedom.to existent pour vous aider à garder le rythme sans être déranger.

Décompresser

Vos priorités ont été réalisées. Bravo ! Vous pouvez maintenant souffler et prendre soin de vous et de vos proches. Rechargez vos batteries comme vous veillez à surveiller la batterie de votre smartphone. 

Comment mesurer l’efficience de votre entreprise

Pour mesurer l’efficience de votre entreprise, utilisez des indicateurs (KPI) tels que le ratio de productivité (CA/nombre de salariés), le taux de rotation des stocks et le taux d’utilisation des équipements. Ces mesures vous aideront à évaluer comment votre entreprise utilise ses ressources pour atteindre ses objectifs.