En tant que dirigeant, tu jongles constamment avec 1000 priorités. Ton temps est précieux et tes ressources limitées.
Comment faire plus avec moins ? 🤔 C’est là que l’efficience entre en jeu.
Dans cet article, découvre comment transformer ton approche pour maximiser tes résultats tout en optimisant tes ressources. Car chaque minute et chaque euro comptent. 💰
Efficacité vs Efficience : Quelle est la différence ? 🧐
L'efficacité : atteindre ses objectifs
L’efficacité, c’est ta capacité à atteindre les résultats souhaités, quels que soient les moyens utilisés.
C’est comme un archer qui touche systématiquement sa cible. 🎯
Par exemple : Ton entreprise a réussi à livrer un projet dans les délais promis au client. C’est efficace !
L'efficience : optimiser les ressources
L’efficience va plus loin : c’est atteindre tes objectifs en utilisant le minimum de ressources possibles (temps, budget, énergie, personnel).
Par exemple : Ton entreprise a livré un projet dans les délais tout en réduisant de 15% les heures travaillées par rapport aux projets similaires.
C’est efficient !
Pourquoi cette différence est cruciale pour ton entreprise
Deux entreprises peuvent être efficaces en atteignant les mêmes résultats, mais celle qui est plus efficiente sera plus rentable et plus compétitive sur le long terme. 💪
Exemple concret
Deux bureaux d’études livrent leurs projets dans les délais (efficacité identique).
Mais l’un utilise 150h, l’autre 120h pour le même résultat. Le second est plus efficient et donc plus profitable.
Cette efficience libère des ressources pour :
- Investir dans l’innovation
- Attirer les meilleurs talents (énergie des collaborateurs consacrée à des projets stimulants dans un environnement moderne)
- Proposer des prix plus compétitifs
- Développer de nouveaux marchés
Comment maximiser ces deux leviers dans ton entreprise ? 📈
La matrice d'Eisenhower : un outil indispensable
Pour améliorer ton efficacité, utilise la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser tes actions.
Ce modèle articule 3 dimensions essentielles :
✅ Efficacité : réalisation des objectifs par rapport aux attentes
🔍 Pertinence : adéquation entre le problème et la solution apportée
📊 Efficience : optimisation des ressources pour obtenir les résultats
Former une équipe efficiente et efficace
Une équipe bien formée est essentielle pour maximiser l’efficience et l’efficacité. Utilise le Triangle de Performance de Hubault pour évaluer les compétences de ton équipe et assure-toi de fournir une formation continue pour développer leur potentiel.
- Efficacité : réalisation des objectifs en comparant les effets obtenus aux effets attendus
- Pertinence : adéquation entre la nature du problème et type d’intervention mise en œuvre
- Efficience : met en rapport les ressources (humaines, matérielles, financières) mises en œuvre et les effets de l’intervention
5 astuces pour gagner en efficience
Si tu souhaites être efficace et efficient(e), il te faut garder une vision globale de tes objectifs et veiller à la productivité.
Voici quelques astuces que j’utilise.
Créer et suivre un planning stratégique
La vision globale d’un projet te permet de fixer une limite de temps à sa réalisation. C’est un excellent moyen d’avancer efficacement. Ce délai, s’il est réaliste, devient une source de motivation et de satisfaction lorsque la deadline est respectée. Une fois l’échéance du projet fixée, il est important de segmenter les différentes tâches et étapes qui mèneront à l’objectif final.
Pour certains projets dont les tâches sont liées et s’enchainent, je te conseille de mettre en place une technique de « rétroplanning » qui permet de remonter le temps selon les délais de réalisation des différentes actions pour garantir l’achèvement du projet dans le délai fixé.
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Utiliser une application d'organisation
Le simple fait de penser à un projet et aux tâches qui s’y rapportent peut surcharger ton esprit et freiner ta productivité. Il est donc préférable de centraliser tes idées dans une to-do-list ou une application de gestion de projet.
Personnellement, j’utilisons Google Sheet. Cet outil est simple et accessible partout (PC et smartphone). Je l’utilise en mode collaboratif c’est à dire que plusieurs experts peuvent intervenir sur un projet et les informations, commentaires, documents y sont partagés.
Définir vos priorités
Quand on parle de priorités, on sait rarement si on doit s’attacher aux choses importantes ou urgentes en 1er. Pour t’aider à définir tes priorités, prenons mon exemple.
Pour moi, ça commence la veille. Chaque soir – avant de fermer l’ordinateur – je choisis mes 3 priorités du lendemain (vendredi pour lundi, lundi pour mardi, …) Et pour trancher, j’ai une méthode simple et qui donne le sourire : je me demande quelles sont les 3 tâches principales qui une fois terminées m’apporteront la satisfaction du travail accompli.
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Réaliser 1 tâche à la fois sans se laisser distraire
Maintenant que tes tâches sont listées, tu as moins besoin de réfléchir à ce que tu as à faire. Il te suffit de prendre le temps de les accomplir une à une.
Elles seront réalisées efficacement et plus rapidement car le cerveau humain n’est pas multitâche.
Ton challenge sera de ne pas te laisser distraire par tous les objets connectés qui t’entourent et qui te stoppent dans ton élan (notifications, appel, messages). Certaines applications comme freedom.to ou FocusMe existent pour t’aider à garder le rythme sans être dérangé.
Décompresser : l'efficience passe par la récupération
Tes priorités ont été réalisées. Bravo ! Tu peux maintenant souffler et prendre soin de toi et de tes proches. Recharge tes batteries comme tu veux vérifier sans arrêt la batterie de ton portable.
Rappel important : Un dirigeant épuisé prend de mauvaises décisions. L’efficience inclut la gestion de ton énergie personnelle.
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Comment mesurer et transformer l'efficience en croissance
Pour mesurer l’efficience de ton entreprise, utilise des indicateurs (KPI) tels que :
- Le ratio de productivité (CA / nombre de salariés)
- Le taux de rotation des stocks
- Le taux d’utilisation des équipements
- Le coût d’acquisition client (CAC)
- Le temps moyen de cycle commercial
Ces mesures t’aideront à évaluer comment ton entreprise utilise ses ressources pour atteindre tes objectifs.
Et maintenant, comment passer à la vitesse supérieure ?
L’efficience ne se limite pas à l’organisation personnelle.
Elle doit irriguer toute ton entreprise : de ton image de marque à ton processus commercial.
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L’efficience n’est pas qu’une question d’organisation. C’est un état d’esprit qui transforme la façon dont ton entreprise crée de la valeur.
Chaque minute gagnée en efficience, c’est du temps libéré pour ce qui compte vraiment : développer ton entreprise et profiter de ta réussite.
